こんにちは。
しろあとです。
私はとにかく人と話す仕事をしています。
そのため、話し方や説明法について人一倍関心を持っています。
そんなこんなで、数年前にPREP法というのを知ってからというものの、人とのコミュニケー ションの取り方に大きな変化がありました。
PREP法は、特にビジネスで役に立つ文章構成です。
PREP(プレップ)法とは
PREPの読み方は、プレップです。
Point：結論
Reason：理由
Example：具体例
Point：結論
この順番で書いたり、話したりすることで、相手にわかりやすく簡潔に伝えることができます。
PREPのよいところは、結論からはじまり結論で終わるところにあります。
出来事や状況を説明するとき、どこから話せばよいか、どのくらい詳しく話せばよいかなど、迷うシーンがたくさんあります。
そんなときは、PREP法に当てはめて話すと、全体像が手軽に把握でき、場面理解や状況判断に役立ちます。
実際に例でみてみましょう。
食事の約束をしていた相手にリスケを申し出たいとします。
【結論(Point)】 ○月○日の食事の約束を、▲▲月▲▲日に変更したいです。
【理由(Reason)】 (なぜなら、)急遽、仕事が入ってしまったからです。
【具体例(Example)】(具体的には、)昨日、上司に★★に出張してくれと無茶ぶりされてしまって。
【結論(Point)】 そのため、○月○日の食事の約束を、▲▲月▲▲日に変更していただけませんか。
こんな具合です。
実際に使うときは、言葉やニュアンスを駆使して肉付けしてもいいと思います。
PREP法を使ってみて感じた利点
話が簡潔ですぐに終わる・時間が節約できる
結論からすぐにわかるので、結果や状況の把握が迅速に行えます。
結論だけでなく、理由や原因、深堀りした内容まで知ることができるので、情報不足ということにも陥らずに済みます。
そして結論で締めくくるので、「あれっ？なんの話だっけ？」ということにもなりません。
必要最低限の情報のみやりとりするので、余計な時間をかけずに済みます。
忙しいビジネスパーソンにはうってつけの文章構文といえます。
話がまとまらない人に効果的
話があっちこっちの飛んでしまい、何がいいたいのかわからない人っていますよね。
そんな人と話をする場面では、自分の頭の中にPREPを思い浮かべて話してみると少しラクになります。
この人がいいたい結論は何なのか、理由をいっているのか話が脱線しているだけなのか、など断片的な情報をPREP法に当てはめて理解すると、構造化できて、まとまらない話も少し整理できます。
その整理した内容を相手に投げかけてみることで、共通の理解を図ることができます。
しかも相手も整理された内容をフィードバックされることで、理解が深まるといった効果も期待できます。
特に女性はなんらかの性質なのか、過程がとにかく長くなってしまい、結論が何なのかわかりづらい傾向があると私は感じています。
結論にたどりつくまでに、二転三転したエピソードが挟まり、事実だけでなくその人の意見まで出てくるなど、話の主題が見えづらいことが多々あります。
もちろん、すべての女性がこうではないし、男でも説明が回りくどく中々ゴールが見えない人もいます。
そういう人に対して、ぜひPREP法を伝授してみてはどうでしょうか？
私も職場の新卒1年目の後輩女性に、さっそくPREP法を伝授してみました。
そしたら、とても興味を持ってくれていました。
話をきくと、もともと人に対してうまく説明したり気持ちを伝えたりするのが苦手とのことで、 口頭でのやりとりだけでなく、文章作成も苦手にしていたとのこと。
PREP法を伝授してからというもの、読み、書きともに結論から入ることがとても増えてきました。
本人もだいぶ意識しているようで、自分が何を一番に伝えるべきかを常に考えながら仕事しているとのこと。
理由や具体例については、まだまだ粗削りで改善の余地がありそうですが、それでも最後には結論で終わることができていて、PREPの構造をしっかりと使えています。
あらゆる場面で使える
PREPは仕事上のコミュニケーションだけでなく、営業や売り込み、採用面接にも使えます。
商品を売り込みたいときは、今回おすすめしたい商品は何なのか(P)、この商品をおすすめする理由はどんなものか(R)、この商品を使うことで具体的にどんな良いことがあるのか(E)、そういうわけでこの商品をおすすめしたい(P)、という順番で話すことにより、うまく営業でき ます。
採用面接で面接官から質問されたときも、結論から述べ(P)、その理由を話し(R)、具体的工ピソードを深堀りして展開し(E)、再度結論で締めくくる(P)ことができます。
PREP法は味気無い？
日常のあらゆる場面でPREPを意識した話し方をすると、合理主義で会話が弾まない人と思われてしまう人も一定数いるようです。
たしかに簡潔に話せる、時間をかけずに話せるところが、PREP法の強みです。
会話の量や時間を重視する人からは、言葉足らずで盛り上がりに欠ける、そんな印象を抱かれてしまうのではないでしょうか。
「人と話すのが嫌いな人だから、最低限しか話さないんだ」なんて思われてしまってはいい迷惑です。 PREP法の型は守りつつ、理由を多めに話す、具体例を豊富にあげるなど、少し話を膨らませてみるのも一つの手ですね。
ビジネスとプライベートで使いわける
なんでもかんでも結論から話すのでは、息詰まってしまう人もいるかもしれません。
何事にも使いどきというものがあります。
PREP法は仕事の時だけ、家に帰ったら好きなようにダラダラと話す、そんなふうに切り替えられるとメリハリがついて良いのではないでしょうか？
私も仕事中はとにかく結論重視の話し方をしています。
しかし、飲み会やちょっとした雑談などは、どうでもいい前振りや経過もダラダラと話しています。
相手と打ち解ける、楽しい話をするときは、脱線した話やダラダラと長ったらしい経過が、思わぬ話題へと展開し、ひと盛り上がりすることもよくあることです。
結局のところ、場面や状況によって話し方や展開をうまく使い分けることが、話し上手のポイントだと思います。
ではでは。
しろあと
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